MTS Boon

Afgelopen periode heeft de onderneming MTS Boon een digitaliseringsslag gemaakt met het digitaliseren van registratieformulieren.

De onderneming MTS Boon uit Zeewolde is o.a. actief in de teelt van groenten en wortel- en knolgewassen. Als producent van voedsel ben je verplicht om allerlei registratieformulieren in te vullen en te archiveren om op deze manier aan de keurmerken te voldoen. MTS Boon kwam bij ons met de vraag:

Hoe kunnen we slimmer omgaan met al deze formulieren en de registratieplicht?

Dit was bij uitstek een vraagstuk waar Heiper ICT uitstekend bij kan helpen.

Situatie voorafgaande aan digitalisering

Dagelijks werden er registratieformulieren handmatig ingevuld. Op deze formulieren staan gegevens over de betreffende producten, zoals gewicht, wanneer het gerooid is en dergelijke en een etiketsticker van de bijbehorende batch. Al deze formulieren werden elke dag in ordners gestopt en bewaard in een speciale archiefruimte. Steekproefsgewijs worden er controles uitgevoerd. Zo wordt bijvoorbeeld een zakje spruiten uit de supermarkt gecontroleerd en gekeken waar deze vandaan komt, bij welke boerderij deze geteeld zijn en of de registratieformulieren hiervan op orde zijn. Dit opzoeken van de formulieren gebeurde ook handmatig aangezien er gewerkt werd met ordners. Dit was een zeer tijdrovende klus

De oplossing van Heiper ICT

Hier kwam Heiper ICT om de hoek kijken. Heiper ICT heeft een flink aantal formulieren omgezet in Microsoft Forms (een onderdeel uit de Microsoft 365 suite). Alle vragen uit de papieren formulieren zijn omgezet in een digitaal formulier die heel gemakkelijk via I-pads in te vullen zijn. Zelfs de etiketsticker kan worden opgeslagen door er een foto van te maken en deze via de I-pad in te voeren. Om dit alles goed werkbaar te maken zijn er extra Wifi punten aangelegd zodat het op het hele terrein mogelijk is om de formulieren digitaal in te vullen. Daarnaast is er gezorgd dat iedere werknemer een I-pad heeft en een persoonlijk account zodat alle werknemers de formulieren kunnen invullen. Een ander bijkomend voordeel is dat er van deze digitale formulieren gemakkelijk een back-up gemaakt kan worden. Mocht er onverhoopt iets gebeuren dan kun je altijd teruggrijpen op de back-up. De digitale formulieren zijn bovendien met één druk op de knop te exporteren naar Excel. Op deze manier kun je gemakkelijk terugzoeken en analyses doen. Dit alles zorgt voor een hoop tijdswinst en enorm veel gebruikersgemak!

Quote van Jan Teunis Boon (mede-eigenaar MTS Boon)

“Het was dagelijks een hoop handwerk en met name bij controles kostte het een hoop tijd om alle benodigde papieren bij elkaar te zoeken. Het werken met Microsoft Forms geeft veel gebruiksgemak en scheelt bovendien een hele hoop tijd bij kwaliteitscontroles. We zijn er echt super blij mee!”

Ook formulieren digitaliseren?

Wil jij ook aan de slag om voor jouw organisatie formulieren te digitaliseren? Wil je gebruik maken van de digitale mogelijkheden en zo efficienter en slimmer werken? Wij helpen je graag verder!  Laat hier je gegevens achter dan nemen we contact met je op!