Het licentie oerwoud...

Dat Microsoft verschillende licentievormen heeft, dat is over het algemeen wel bekend. Het zijn er zelfs zo veel, dat het echt een vak apart is. Versta je dat vak? Dan ben je Microsoft licensing specialist! Natuurlijk is het brede product portfolio van Microsoft daar debet aan (server platformen, virtualisatie software, productiviteitssoftware, CRM oplossingen, Cloud oplossingen, datacenter software, et cetera). Voor elke productlijn zijn er wel verschillende licentie vormen te ontdekken. Termen als SPLA, OEM, Open License, SAL en CAL horen daar nu eenmaal bij.

Door alle licentievormen die er tegenwoordig zijn zou het kunnen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Om je hierbij te helpen gaan we in deze blog in op de verschillende licentie vormen.  Hierbij beperken we ons tot het product portfolio van Microsoft Office 365.

Office 365

Officieel bestaat Office 365 sinds 28 juni 2011. Office 365 is de opvolger van Microsoft Business Productivity Suite (BPOS). Office 365 is de dienst (SAAS – Software as a Service) waarin Word, Excel, PowerPoint en andere productiviteitslicenties afgenomen kunnen worden, maar ook voorziet in bijvoorbeeld SharePoint, Exchange (e-mail) en Skype. Wat er wel en niet inbegrepen zit hangt af van het soort licentie.
Primair zijn er vier categorieën te onderscheiden:
•    Office 365 voor thuisgebruik;
•    Office 365 voor (kleine) bedrijven;
•    Office 365 Enterprise;
•    Office 365 voor onderwijs.
De prijzen van deze groepen zijn verschillend en afhankelijk van de doelgroep. De belangrijkste prijsverschillen worden veroorzaakt door al dan niet geïnstalleerde (desktop) Office, de opslagcapaciteit, de maximale grootte van e-mails en de aanwezigheid van de integratie met Active Directory. Dit laatste zorgt ervoor dat de Active Directory van de bestaande ICT infrastructuur geïntegreerd of gekoppeld kan worden met de Office 365-accounts.

Overzicht

In het geval er aanspraak gemaakt kan worden op het onderwijs licentie model van Microsoft (verloopt altijd via TechSoup), dan is daar in elk geval een ANBI of SBBI nummer voor nodig. Kerken en scholen zijn goede voorbeelden van organisaties die aanspraak kunnen maken op het extreem goedkope licentie programma.
Het thuisgebruik programma lijkt, met betrekking tot het Office pakket (Word, Excel, PowerPoint) erg op de anderen, maar kan niet voorzien in Exchange (de centrale e-mailoplossing). Daarom zal ook deze licentie groep verder buiten beschouwing worden gelaten (bedrijven hebben nu eenmaal altijd behoefte aan een centrale e-mail oplossing).
De belangrijkste eigenschappen van de business en enterprise pakketten (de meest verkochte licentie soorten door ons) zijn in het onderstaande overzicht te zien. We beperken ons daar dan tot de meest verkochte licentie vormen, namelijk Business, Business Premium, Business Essentials, Exchange Online, Pro Plus, E1 en E3.

Wanneer welke?

Wanneer kies je nu voor welke licentie vorm? Het antwoord op die vraag hangt niet alleen af van het feit of je wel of geen Office suite op je PC of Mac wilt installeren, maar ook van de gewenste opslagcapaciteit van je e-mail en de koppelingen die je wel of niet wilt leggen met je Remote Desktop Server. Ook kan niet van elke licentie soort een combinatie gemaakt worden, terwijl dit soms wel wenselijk is.

Wanneer het om een ICT-infrastructuur gaat zonder Remote Desktop Server en slechts losse (individuele) werkplekken, dan zoeken we al snel in de Office 365 voor bedrijven. De thuisgebruik/ home categorie ondersteund geen Exchange Online (centrale e-mail oplossing), dus komt eigenlijk nooit aan de orde.

Omdat er binnen deze groep combinaties gemaakt mogen worden, is het alleen nog maar de vraag waar de gebruiker behoefte aan heeft. Is dat alleen mail, dan kiezen we Exchange Online of Business Essentials (hangt ervan af of er wel of geen gebruik gemaakt wordt van SharePoint). Is het alleen de Office Suite (Word, Excel, PowerPoint e.d.), dan kiezen we voor Business. Is er behoefte aan een combinatie van die twee? Dan kiezen we vaak voor Business Premium. De limiet van 300 gebruikers binnen deze licentie groep is meestal geen probleem.

Wanneer er wel een of meerdere Remote Desktop Server(s) op locatie een rol spelen binnen het totaal van de ICT infrastructuur (in het datacenter of in de Cloud), dan komen we al snel op de enterprise suite uit. Deze heeft geen beperking in het aantal gebruikers, meer e-mail opslag en de mogelijkheid om ook Office producten als Visio aan te schaffen. Daarbij komt de uitgebreide archiveringsmogelijkheid en beveiligingstechnieken binnen Exchange die de zakelijke Office 365 lijn simpelweg niet heeft. Vaak is het belangrijkste argument dat de licentie van Office ook binnen de Remote Desktop Server geïnstalleerd mag worden, waardoor een gebruiker zowel op de server als ook lokaal gebruik kan maken van de Office suite.

Welk van de Enterprise licentie dan het meest geschikt is voor een gebruiker (E1 of E3) hangt wederom af van de behoefte van de gebruiker. Heeft deze geen Office nodig? Dan volstaat E1. In alle andere gevallen komen we vaak op E3 uit. Daar zit zowel de e-mail oplossing als ook de meeste Office applicaties bij inbegrepen.

De toekomst

Met deze blog hoop ik wat meer inzicht te hebben gegeven in het oerwoud van licenties en alle soorten Office 365 licenties die er zijn. Duidelijk is wel dat er ontzettend veel mogelijkheden zijn! Aan ons de taak als ICT dienstverlener, om zo goed mogelijk te adviseren welke licentie vorm het beste bij uw organisatie past.
Uiteraard is dit licentie landschap aan verandering onderhevig. We houden alle nieuwe ontwikkelingen nauwlettend in de gaten. Zo staan er alweer veranderingen op stapel want Microsoft 365 komt eraan…dan worden de pakketten ook voorzien van het besturingssysteem (zoals Windows 10). In elk geval weer een aanleiding voor een mooie volgende blog 😊

Vragen? Stel ze!

Heb je hulp nodig bij het bepalen welke licentievorm het beste bij jouw organisatie past? Wil je weten of je huidige licentie nog wel bij jouw organisatie past? Of heb je andere vragen?  Aarzel niet en neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over alle mogelijkheden op het gebied van licenties.
 

Klaar om over te stappen naar de Cloud?

Overstappen naar de Cloud doe je niet van de een op de andere dag. Dit is een gedegen keuze en vereist een goede voorbereiding. Wil je weten of jouw bedrijf al klaar is om over te stappen naar de Cloud? Vraag dan hier de checklist aan zodat je zelf een weloverwogen keuze kunt maken! 

Vraag Checklist Cloud aan!

Pieter van Woerden

Algemeen directeur