Power BI - inzichten door coole rapportages!

Power BI is inmiddels al een tijdje op de markt en is door onderzoeks-en adviesbureau Gartner verkozen tot absolute marktleider. En dat is niet voor niks… Power BI is een krachtige software oplossing die snel en relatief eenvoudig helpt om je business beter en efficiënter te maken!

Wat is het?

BI staat voor Business Intelligence, oftewel, informatie en inzichten van een bedrijf. Om deze informatie snel, krachtig en helder te kunnen presenteren heeft Power BI alle mogelijkheden in huis. Power BI is een service binnen de Microsoft Office 365 suite waarmee heel snel visualisaties gemaakt kunnen worden van gegevens. Deze gegevensbronnen kunnen bijvoorbeeld Excel documenten zijn, maar ook PDF bestanden, of Facebook-, Salesforce-, SQL database bronnen. Nog mooier, het kunnen er meerdere tegelijkertijd zijn om een gecombineerde weergave te maken. Omdat dit mogelijk is, kun je dus heel mooi verbanden leggen.
Wanneer er een verband is aangebracht tussen al die data kan er een rapport gemaakt worden. Beter nog, er kunnen dashboards gemaakt worden. Dit betekent dat visualisaties snel en eenvoudig te bekijken zijn via een webbrowser, binnen Microsoft Teams of bijvoorbeeld op je smartphone/ tablet.

Wanneer kun je het gebruiken?

Om een voorbeeld van de toepasbaarheid te geven, een kijkje in onze eigen ‘keuken’. Tijdens ons maandelijkse overleg hebben we graag inzicht in de lopende projecten. Voordat we gebruik maakten van Power BI bereidde iemand dit altijd voor door het maken van een export  vanuit onze planningssoftware naar Excel en hier handmatig aanvullingen op te doen. Denk daarbij aan toevoegingen als wie er mee bezig was, hoe veel tijd een project in beslag zou nemen en of we op schema liepen. Dit gaf goede inzichten maar had twee nadelen. Nadeel één is dat dit een tijdrovende klus was. Voor elke vergadering moest er weer een export gemaakt worden en iemand moest al deze informatie met de hand verrijken. Het tweede nadeel was dat deze informatie een hele korte houdbaarheid had. Na een paar dagen was het overzicht al lang niet meer actueel en ontbrak een helder overzicht.

Met het toepassen van Power BI is dat anders geworden. Er is een dashboard gemaakt waarmee we nu via Teams (maar ook op smartphone en laptop) altijd real-time inzicht hebben in lopende projecten. Sterker nog, we projecteren dit dashboard permanent op een TV scherm dat bij ons op kantoor hangt. Omdat deze inzichten real-time zijn en nooit meer handmatig gemaakt hoeven te worden scheelt dat niet alleen veel tijd, maar is er ook veel meer grip op de projecten en kan er veel eerder bijgestuurd worden indien dat nodig is. Resultaat? Veel minder afwijkingen in de doorlooptijd van een project. Dat is nog eens Power!

Wat heb je nodig?

Power BI kent drie versies. Een Desktop versie (gratis) waarmee je een rapport kunt maken. Wanneer je deze rapporten wilt publiceren (op een website, of bijvoorbeeld binnen Microsoft Teams) dan heb je een Pro licentie nodig. Hiermee kun je dus dashboards maken. Los kost deze licentie ongeveer € 9,- per maand per gebruiker, bij een Office 365 E5 licentie is de Pro versie inbegrepen. Voor grote organisaties is er ook nog een premium licentie, deze versie is nodig wanneer het wenselijk is om de data binnen het bedrijf op eigen servers te houden.

Aan de slag met Power BI

Wanneer je enthousiast bent geworden over de toepassing van Power BI is de eerste vraag wie de inzichten gaat maken en beheren. Power BI is eenvoudig, snel en intuïtief, vraagt zeker geen programmeerkennis of iets dergelijks, maar wel kennis en kunde in het leggen van relaties binnen gegevens. Vaak zien we dat in eerste instantie inzichten (het organiseren van bronnen) met externe hulp worden gemaakt. Eventueel kunnen van daaruit aanpassingen en verbeteringen zelf gemaakt worden. Een (technische) workshop aan de slag met Power BI kan daar bij helpen.
Ook moet er een gewenst resultaat uitgesproken worden. Wat is een gewenste visualisatie? Wat wil je als organisatie bereiken met de inzichten? Welke inzichten zouden kunnen bijdragen om de organisatie nog beter en efficiënter te maken? De antwoorden op deze vragen zijn essentieel om succesvol Power BI toe te kunnen passen.

Meer info?

Wil jij ook aan de slag met Power BI of in elk geval onderzoeken wat deze software voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk dan onze webinar Aan de slag met Power BI of neem contact met mij op via pieter@heiper.nl of 088 434 737 0. We denken graag met je mee over de mogelijkheden!
 

Pieter van Woerden

Algemeen directeur