Real time managementrapportages

Met Power BI kun je mooie overzichtelijke rapportages maken boordevol met management informatie. Op deze manier kun je de schat aan data die veelal aanwezig is (nog) beter benutten!

Wat is Power BI?

BI staat voor Business Intelligence, oftewel, informatie en inzichten van een bedrijf. Om deze informatie snel, krachtig en helder te kunnen presenteren heeft Power BI alle mogelijkheden in huis. Power BI is een service binnen de Microsoft 365 suite waarmee heel snel visualisaties gemaakt kunnen worden van gegevens. Deze gegevensbronnen kunnen bijvoorbeeld Excel documenten zijn, maar ook PDF bestanden, of Facebook-, Salesforce-, SQL database bronnen. Nog mooier, het kunnen er meerdere tegelijkertijd zijn om een gecombineerde weergave te maken. Omdat dit mogelijk is, kun je dus heel mooi verbanden leggen.

Wanneer er een verband is aangebracht tussen al die data kan er een rapport gemaakt worden. Beter nog, er kunnen dashboards gemaakt worden. Dit betekent dat visualisaties snel en eenvoudig te bekijken zijn via een webbrowser, binnen Microsoft Teams of bijvoorbeeld op je smartphone/ tablet.

Wanneer kun je het gebruiken?

Om een voorbeeld van de toepasbaarheid te geven, een kijkje in onze eigen ‘keuken’. Tijdens ons maandelijkse overleg hebben we graag inzicht in de lopende projecten. Voordat we gebruik maakten van Power BI bereidde iemand dit altijd voor door het maken van een export vanuit onze planningssoftware naar Excel en hier handmatig aanvullingen op te doen. Denk daarbij aan toevoegingen als wie er mee bezig was, hoe veel tijd een project in beslag zou nemen en of we op schema liepen. Dit gaf goede inzichten maar had twee nadelen. Nadeel één is dat dit een tijdrovende klus was. Voor elke vergadering moest er weer een export gemaakt worden en iemand moest al deze informatie met de hand verrijken. Het tweede nadeel was dat deze informatie een hele korte houdbaarheid had. Na een paar dagen was het overzicht al lang niet meer actueel en ontbrak een helder overzicht.

Met het toepassen van Power BI is dat anders geworden. Er is een dashboard gemaakt waarmee we nu via Teams (maar ook op smartphone en laptop) altijd real-time inzicht hebben in lopende projecten. Sterker nog, we projecteren dit dashboard permanent op een TV scherm dat bij ons op kantoor hangt. Omdat deze inzichten real-time zijn en nooit meer handmatig gemaakt hoeven te worden scheelt dat niet alleen veel tijd, maar is er ook veel meer grip op de projecten en kan er veel eerder bijgestuurd worden indien dat nodig is. Resultaat? Veel minder afwijkingen in de doorlooptijd van een project. Dat is nog eens Power!

Aan de slag met Power BI

Wanneer je enthousiast bent geworden over de toepassing van Power BI is de eerste vraag wie de inzichten gaat maken en beheren. Power BI is eenvoudig, snel en intuïtief, vraagt zeker geen programmeerkennis of iets dergelijks, maar wel kennis en kunde in het leggen van relaties binnen gegevens. Vaak zien we dat in eerste instantie inzichten (het organiseren van bronnen) met externe hulp worden gemaakt. Eventueel kunnen van daaruit aanpassingen en verbeteringen zelf gemaakt worden. Het volgen van een webinar of een (technische) workshop aan de slag met Power BI kan daar bij helpen.

Ook aan de slag met Power BI?

Laat dan hier je gegevens achter. Wij helpen je graag verder!