Blog

Slimmer samenwerken met Microsoft 365!

De organisatie slimmer, effectiever én leuker maken met behulp van Microsoft 365. Wat mij betreft dé kans van deze tijd.  Maar wat bedoelen we daar nou precies mee? En hoe pakken we dit aan?

Wat je gewend bent

Waarschijnlijk ben je als organisatie nu eenmaal gewend aan een bepaalde manier van werken. De bestanden staan op een bepaalde plek, je communiceert per e-mail met je collega’s en relaties en je belangrijkste programma’s staan op je laptop. Kortom, je weet je weg prima te vinden in het digitale landschap van kantoor.

Toch zijn er vandaag de dag momenten dat je zou willen dat het handiger zou kunnen. Altijd en overal vanaf een willekeurig apparaat bij je programma of bestanden kunnen. Écht kunnen samenwerken met je collega’s zonder dat de bekende vraag: “is dit wel de laatste versie van de presentatie?” gesteld hoeft te worden.

Precies dat noemen we productiviteit. Met behulp van bestaande onderdelen uit de Microsoft 365 suite (en daar zit heel veel in!) de ICT slimmer inrichten. Samengevat? Altijd, overal met elk apparaat bij je documenten kunnen (de moderne werkplek) en op een gebruiksvriendelijke manier (zonder technisch gedoe) kunnen samenwerken…

Om dat punt te bereiken zijn er een aantal stappen die genomen moeten worden..

Fase 0 -  inspiratiesessie

Een van de leukste manieren om te starten… Voor alle betrokkenen (vaak directie/ management, maar ook personen die intensief betrokken zijn bij diverse bedrijfsprocessen) organiseren we graag een zogenaamde inspiratiesessie. Tijdens deze sessie kijken we met elkaar wat de moderne werkplek nu eigenlijk is (waar hebben we het over) en wat het allemaal kan. We doen dat altijd vanuit onze ervaring en vaak met een demonstratie vanuit eigen keuken (onze eigen (live) ICT omgeving). Op deze manier kan er voor de eigen organisatie een voorstelling gemaakt worden van wat het toepassen van de moderne werkplek kan gaan betekenen…

Fase 1 - een nieuw jasje

Ongeacht hoe je ICT er nu uitziet, voordat we écht de onderdelen uit de Cloud kunnen gaan benutten moeten we er voor gaan zorgen dat de ICT daar helemaal op is ingericht. Kortom, alle software moet naar een Webbased versie. Dat wordt ook wel ver-SAASen (Software as a Servce) genoemd. Ook de bestanden (data) moeten naar de Cloud. We kunnen dan gebruik gaan maken van een combinatie van Teams, OneDrive en SharePoint. Ook algemene ICT zaken (als bijvoorbeeld gebruikers- en rechtenbeheer) zullen naar de Cloud verplaatst moeten worden. Tijdens deze fase zijn natuurlijk ook zaken als het netwerk en de beveiliging belangrijk.

Fase 2 - herstructureren

Voor, tijdens en na de overstap naar de Cloud moeten er al verschillende keuzes gemaakt worden. Sommige zaken werken nu eenmaal net even wat anders in de Cloud dan op de traditionele manier. Bijvoorbeeld de mappenstructuur van de bestanden, de impact van andere software, maar ook de manier van inloggen zijn voorbeelden van dingen die waarschijnlijk zullen veranderen.
Een heel kritisch onderdeel in het totale plan dat best als intensief kan worden ervaren. Zorg er voor dat je, juist in deze fase, op een goede manier begeleid wordt door professionals die dit vaker doen!

Fase 3 - kennismaken en trainen

Nadat technisch gezien alles omgezet is kunnen (moeten 😊) we aan de slag! In deze fase is het altijd goed merkbaar dat de ene persoon veel moeite (begeleiding nodig) heeft, en de ander heel snel uit de voeten kan. Iedereen binnen de organisatie ontdekt dat er ineens heel veel mogelijk is. Een fase waarin we heel vaak adviseren om die tijd ook te nemen. Een paar weken lekker zelf aan de slag, mensen zelf laten ontdekken wat er kan en wat er misschien ook niet meer kan.

Na enige tijd wordt het namelijk zaak om te gaan trainen… Een goed moment, want iedereen weet inmiddels wat er allemaal anders is. We gaan met elkaar op een praktische manier, vaak in groepjes, aan de slag om het te leren gebruiken zoals het bedoeld is.

Fase 4 - deelprojecten herkennen en beetpakken

Enerzijds zijn we nu klaar (de organisatie maakt gebruik van moderne werkplekken, iedereen kan er mee werken), anderzijds gaan we nu pas beginnen 😊. Nu gaan we namelijk bekijken welke processen we slimmer kunnen gaan inrichten. Met andere woorden we gaan de mogelijkheden die de Cloud biedt ook daadwekelijk benutten! Dit brengt met zich mee dat het aantal handelingen omlaag gaat en mensen sneller en makkelijker bij hun gegevens kunnen komen. Dit zal ook ten gunste zijn van de veiligheid. Een voorbeeld van een deelproject (uit eigen keuken) is de manier waarop we intern communiceren. Eerst per e-mail, WhatsApp en mobiel. Nu alles overzichtelijk via Teams (OneNote, Planner, Stream). Deze deelprojecten worden altijd in kleine groepjes (iemand uit de organisatie, iemand binnen Heiper ICT) gedaan. Het zijn korte trajecten van praktische aard. Natuurlijk moeten bij de oplevering van elk deeltraject betrokkenen uitleg en training krijgen.

Waar is de finish?

Ok, zijn we nu klaar dan? Dat zou kunnen… Maar eigenlijk is het pas klaar wanneer er geen winst meer te behalen valt. Tja, lastig te zeggen wanneer (en of) dat moment aanbreekt. Het fijne is wel dat de kleine verbeteringen, de deelprojecten, heel goed over een langere tijd verdeeld kunnen worden. Of wanneer dat beter uitkomt ook voor een periode even gepauzeerd kunnen worden. Tenslotte is het beste zicht, voortschrijdend inzicht.

Wil jij ook jouw organisatie slimmer en effectiever maken met behulp van Microsoft 365? Meld je aan voor ons webinar van aanstaande 22 april of laat hieronder je gegevens achter. Wij helpen je graag verder!

Pieter van Woerden

Pieter van Woerden

Algemeen directeur

Ook slimmer samenwerken?

Laat je gegevens hier achter en we nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

Contactformulier productiviteit zonder foto
pijl
088 434 737 0

Terug naar boven