Wel of niet naar de Cloud?

We horen het bijna dagelijks om ons heen, we zien en horen het op radio en televisie, lezen het in advertenties en artikelen, we moeten naar de Cloud. De Cloud is goedkoper, veiliger en meer schaalbaar, dus waar wacht je als MKB-er nog op?!
Maar is dat eigenlijk wel zo? Kun je altijd naar de Cloud? Is de Cloud altijd de beste oplossing? En zitten er ook beperkingen aan?
In onderstaande blog geven we antwoord op deze vragen. We kijken hierbij naar de verschillen en overeenkomsten tussen de Cloud en on-premise. Als definitie voor Cloud hanteren we dan wel de public Cloud. Oftewel, je IT onderbrengen bij Google, Microsoft of Amazon.

Veiligheid

Dat de Cloud niet veilig zou zijn is een fabeltje. Vinden of zeggen wij dat? Nee hoor, uit onderzoek van Gartner blijkt dat public Cloud omgevingen 60% minder veiligheidsincidenten heeft dan niet Cloud omgevingen (onderzoek van 21 juli 2016). Hoe dat kan? Neem nou bijvoorbeeld Google. Ze hebben daar meer dan 850 security engineers die dagelijks enkel en alleen met veiligheid bezig zijn, een jaarlijks budget van meer dan 2 biljoen dollar om daaraan te werken en ze hebben er meer dan 160 academische onderzoeken naar gedaan. We mogen gerust zeggen dat er geen enkele niet-Cloud omgeving is die daarbij ook maar in de buurt komt!

Maar hoe zit het dan met mijn data? Waar staat dat? Hoe zit het met de Patriot act? Privacy speelt een belangrijk rol wanneer we het over de Cloud hebben, en daarom zijn dit dan ook terechte vragen.

Patriot Act

Veel public Cloud leveranciers (Google, Microsoft, Amazon) zijn (hoofdelijk) gevestigd in de Verenigde Staten. Dit betekent dat wanneer je gebruik maakt van hun dienstverlening jouw data op hun servers terecht komt. Mogelijk staan deze servers in de Verenigde Staten. Sinds 26 oktober 2001 bestaat er de Patriot Act. In hoofdlijn komt het er op neer dat de overheid (zonder gerechtelijke procedure) inzicht kan en mag eisen op die (en dus ook jouw) data. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar wanneer je met gevoelige informatie werkt, of je relaties/ klanten/ leveranciers eisen dat je volledige privacy biedt, dan is dat wel iets om rekening mee te houden.
Is het van wezenlijk belang voor het bedrijf om buiten de Patriot Act te vallen? Dan is vaak het gebruik van eigen server(s) of van private Cloud (gehuurde/ hosted servers) een gegarandeerde oplossing. De servers (en dus ook de data) staan dan op een aantoonbare plek in (bijvoorbeeld) Nederland.

Schaalbaarheid

Bij de overweging om wel, niet of gedeeltelijk je IT infrastructuur onder te brengen in de Cloud, is ook de benodigde schaalbaarheid van belang. Die schaalbaarheid kan uitgedrukt worden in aantal gebruikers, maar bijvoorbeeld ook in de benodigde rekenkracht.

In een organisatie die weinig mutaties in gebruikers kent, en een heel stabiele rekenkracht vereist is het voordeel van schaalbaarheid van Cloud oplossingen in mindere mate van toepassing. Sterker nog, het zou dan zelfs kunnen dat het (zie ook kosten) vanuit financieel oogpunt een niet-Cloud oplossing beter past dan een Cloud gebaseerde oplossing.

Is de mutatie in het aantal gebruikers wel groot of vereist de ICT infrastructuur wisselende behoefte aan rekenkracht dan is het schaalbaarheidsaspect wel degelijk een argument om te betrekken in de keuze. Bij Cloud oplossingen betaal je namelijk voor het aantal gebruikers. Wanneer dit enorm fluctueert kan dit dus een argument zijn om voor een Cloud oplossing te gaan. Maar ook wanneer er in een organisatie wisselende behoefte is aan rekenkracht (bijvoorbeeld door seizoen afhankelijke business) is Cloud vaak een goede oplossing. Omdat Cloud oplossingen feitelijk een heleboel servers bij elkaar zijn, kan er heel eenvoudig (en snel) geschakeld worden in beschikbare rekenkracht. Tijdelijk heel veel processorkracht nodig? Geen punt, dit gaat letterlijk per seconde. Je betaalt dus echt alleen voor de rekenkracht die je nodig hebt.

Een voorbeeld hierin is een populair tv-programma als de Voice of Holland. Met name tijdens uitzendingen is er veel meer rekenkracht nodig (voor bijvoorbeeld verwerken van stemmen) dan buiten uitzendingen om. Tijdens deze piekmomenten worden de servers waar de stem-software op draait tijdelijk enorm uitgebreid. Wanneer ze dit zouden oplossen met eigen servers zouden ze heel veel rekenkracht moeten inkopen. En dat zou zonde zijn, want die rekenkracht is maar een klein gedeelte van de totale tijd vereist.

In de laatste plaats is ook de redundantie/ fail-over van Cloud oplossingen niet vergelijkbaar met die van private Cloud oplossingen of eigen servers. Public Cloud leveranciers beschikken namelijk over heel veel servers, dit geldt ook voor de netwerkstructuur. Deze redundantie is nagenoeg niet te evenaren met andere alternatieven. Vraag is en blijft natuurlijk wel, hoe belangrijk is deze redundantie?

Van twee walletjes eten

Tot nu toe spreken we over een keuze tussen twee alternatieven; de Cloud of zelf je servers aanschaffen. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Een combinatie is zeker ook een goed alternatief. Een hybride oplossing is bijvoorbeeld je eigen servers aanschaffen en inrichten (on-premise (op kantoor) of in een datacenter) en een fail-over naar de Cloud. Hiermee wordt er dan primair gewerkt op een eigen omgeving, maar bij calamiteiten kan er dan overgesprongen worden op de Cloud omgeving. Deze oplossing is vandaag de dag heel goed te bewerkstelligen door virtualisatie. De gehele software omgeving (besturingssystemen van servers) is virtueel ingesteld op eigen hardware. Op die manier kan er heel eenvoudig en snel overgestapt worden naar een Cloud omgeving. In geval van nood worden deze virtuele platformen overgezet op “Cloud hardware”. Een bijkomend voordeel is dus ook dat er geen (minder) investeringen nodig zijn voor deze fail-over.

Kosten

Natuurlijk is een belangrijk onderdeel in de afweging het financiële aspect. Een goede netwerk- en systeembeheer organisatie maakt daarom altijd een TCO (Total Cost of Ownership). Het resultaat van zo’n overzicht is altijd maatwerk.

Gechargeerd benaderd vraagt een eigen IT infrastructuur eenmalig een veel hogere investering dan een Cloud gebaseerde omgeving. Naast deze eenmalige investering (met name hardware en licenties) spelen ook de onderhoudskosten aan deze omgeving (bewaking en wijzigingsbeheer) een rol. Bij een Cloud gebaseerde oplossing zijn de terugkerende kosten van een Cloud omgeving  hoger, je betaalt tenslotte per gebruiker. Hierbij komen de migratiekosten en trainings-/ opleidingskosten voor omscholing.

Financieel gesproken komt het er vaak grofweg op neer dat een eigen IT infrastructuur zich na iets dan meer dan drie jaar terug verdient. En dat terwijl een gemiddelde IT infrastructuur zo’n vijf jaar meegaat! De storingskans en onderhoudsintensiviteit liggen met een Cloud oplossing dan wel weer veel lager. Kortom, het blijft toch een beetje appels met peren vergelijken…

Beperkingen

Waarom zou ik niet naar de Cloud gaan? Goede vraag! Je gehele ICT infrastructuur naar de Cloud brengen vraagt ook om maatregelen. Geen internet? Dan kun je er dus niet bij! Zijn je mensen er klaar  voor? En zijn al je bedrijfsapplicaties al zo ver? Wat voor een soort data heb je? Welke internet (on)mogelijkheden heb je? Allemaal aspecten waar rekening mee gehouden moet worden wanneer je overweegt om naar de Cloud over te stappen. Soms zijn er simpelweg te veel technische of organisatorische beperkingen waardoor er (nog) niet naar de Cloud overgestapt kan worden. Dan valt er dus niet zo heel veel te kiezen… Dit onderstreept gelijk het belang van een gedegen inventarisatie. Een (externe) netwerk- en systeembeheerder is bij uitstek degene die zo’n inventarisatie zou kunnen maken.

Overstappen (of nog niet)

Wanneer alles op “groen” staat om volledig naar de Cloud over te stappen is er nog een laatste onderdeel om rekening mee te houden. Het is namelijk niet alleen maar techniek, maar ook een manier van werken. Het gehele bedrijf moet zich daar dan ook bewust van zijn. Dat betekent dat er mensen binnen het bedrijf getraind en omgeschoold moeten worden. Een migratie naar de Cloud is een intensief proces! Dit behelst ook de organisatorische processen actualiseren. Internet is belangrijker geworden, data staat nu buiten de deur en niet meer in kantoor. Wellicht moeten leveranciers en klanten op de hoogte worden gebracht dat data nu elders staat.

Mocht het moment er (nog) niet zijn om over te stappen, dan is het vandaag de dag wel van belang om alvast aan een plan te werken. Het is namelijk niet de vraag of, maar wanneer je overstapt. Mocht je nu nog niet overstappen naar de Cloud, dan is het goed om in kaart te brengen waarom niet. Wellicht moeten bepaalde (vaak bedrijf kritische) software pakketten omgezet worden naar webbased versies. Het is dan van belang om het gesprek op te zoeken met de leverancier hiervan. Hebben ze al alternatieve webbased versies of zijn die nog in ontwikkeling? Maar ook in het geval er bijvoorbeeld onvoldoende internetcapaciteit beschikbaar is om over te stappen naar de Cloud is het maken van een plan relevant. Zijn er plannen om op het terrein van de organisatie betere internetmogelijkheden aan te leggen? Is er met collega’s (bedrijven op hetzelfde terrein) wellicht een versnelde voorziening mogelijk? Allemaal punten van aandacht bij het opstellen van een plan…

Conclusie

De Cloud is veilig, schaalbaar en de toekomst. Het is niet de vraag of, maar wanneer je overstapt. Timing is hierbij wel erg belangrijk, je moet er als organisatie wel klaar voor zijn. Het is dus helemaal niet raar als je als organisatie bewust kiest om (nog) niet in de Cloud te gaan werken, of slechts voor een deel. Het is wel belangrijk om je als organisatie voor te bereiden op deze stap. Als het niet voor nu is, dan wel voor over een paar jaar. Applicaties zijn daar een belangrijk onderdeel in. Ga aan de slag om te kijken welke nog niet gereed zijn en maak een plan om die om te zetten naar een webbased variant. Een netwerk- en systeembeheerder kan uitstekend helpen bij het afwegen om wel of (nog) niet naar de Cloud te gaan. 

Wil je weten of het voor jouw bedrijf slim is om op dit moment over te stappen naar de Cloud? Vraag dan hier de checklist aan zodat je zelf een weloverwogen keuze kunt maken! 

Vraag Checklist Cloud aan!

Pieter van Woerden

Algemeen directeur